En kontorassistent hjælper med at få løst mange forskellige opgaver på arbejdspladsen. Når du søger job som kontorassistent er dit CV en opgave, der skal løses bedst muligt, for at sikre dig drømmejobbet. I denne guide gennemgår vi, hvad et CV skal indeholde, samt hvordan du opstiller det på en professionel måde.
På cv.dk finder du masser af CV-eksempler. Vores CV-bygger gør det nemmere end nogensinde at skrive et fremragende CV!
Sådan skriver du et kontorassistent-CV
Et CV har standardsektioner, som altid bør indgå. Når du søger et job som kontorassistent, er det vigtigt at forstå, hvilke sektioner det er. Dit CV bør indeholde følgende elementer:
- Sidehoved
- Profil (resumé eller personligt statement)
- Afsnit om arbejdshistorik
- Afsnit om kompetencer
- Afsnit om uddannelse
Som kontorassistent skal dit CV fremvise dine kompetencer så klart og tydeligt som muligt. Du kan med fordel benytte den målrettede tilgang til at fremvise dine evner, kompetencer og erfaringer:
- Fremhæv dine erfaringer og målsætninger som kontorassistent. Fokusér på resultater i tidligere stillinger, og på evnen til at indgå i et team.
- Målret dit CV til jobopslagets ønsker og krav til den nye medarbejder.
- Vælg en passende CV-skabelon, som matcher det job, du søger.
- Brug relevante, fagspecifikke nøgleord for at komme igennem ATS screeningen.
ATS står for Applicant Tracking Systems. ATS-algoritmer scanner CV´er for nøgleord, der matcher jobbeskrivelsen, og rangerer dem efter antal nøgleord. Kun de højest rangerede CV’er kommer igennem screeningen og går videre til et ansættelsesudvalg. Resten bliver slettet.
Et kontorassistent-jobopslag kan f.eks. angive følgende krav/ønsker:
- “Uddannelse inden for kontor eller lignende”
- “IT-kompetencer”
- ”Detaljeorienteret”
- ”Godt overblik”
- ” Gode kommunikationsevner”
- ”Erfaring med administration af kurser”
Vælg et format, der styrker dit kontorassistent-CV
Dit CV skal være let at overskue for arbejdsgiver. For en kontorassistent vil det bedste format for dit CV være omvendt kronologi. Her fokuserer du på din ansættelseshistorik, hvor du noterer din seneste stilling øverst.
Hvis du er nyuddannet eller har et komplekst karriereforløb, kan du se nærmere på de CV-formater, vi foreslår som kronologiske alternativer eller hybrider.
Fremvis dine kontaktoplysninger klart
Sidehovedet på dit CV som kontorassistent skal indeholde dine kontaktoplysninger så overskueligt opsat som muligt, så arbejdsgiver nemt kan få fat på dig.
Se herunder, hvordan du gør. Denne struktur sikrer, at kontaktoplysningerne er professionelt sat op:
- Fulde navn og titel: Skriv dit for- og efternavn ved siden af titlen på jobbet, du søger.
- Professionel e-mailadresse: Brug et enkelt, professionelt format som f.eks. [email protected]
- Telefonnummer: Oplys et telefonnummer med en professionel voicemail.
- Bopæl: Skriv kun navnet på din by (evt. land); tilføj evt. `villig til at flytte´.
- LinkedIn: Tilføj din LinkedIn profil, hvis den er aktiv, og en evt. hjemmeside.
Undgå at skrive fødselsdag og andre personlige oplysninger som civilstand, CPR-nummer eller pasnummer.
Profilafsnittet
Profilafsnittet skal vise dine største præstationer frem. Det må godt skinne igennem, at du er glad for og stolt af alt, du har opnået. Beskriv dine vigtigste kompetencer, så du viser dine kvalifikationer og præstationer. Husk at bruge så mange kraftfulde handlingsudsagnsord og jobspecifikke oplysninger som du kan.
Det er vigtigt, at profilafsnittet både fremviser din personlighed og din faglige erfaring, med dine egne ord. Første sætning skal præsentere dig. Brug derefter de næste par sætninger på at beskrive dine største succeser eller vigtigste resultater fra tidligere stillinger. De to sidste sætninger skal du bruge på at beskrive de kompetencer og kvaliteter, du vil tilføre arbejdspladsen.
Har du brug for mere inspiration til dit CV? Tjek vores relaterede eksempler på CV’er ud her:
Se eksempler på tilpasningsvenlige kontorassistent CV-profiler her:
Engageret kontorassistent med positiv attitude. Går op i at hjælpe omkring mig, så arbejdsmiljøet bliver så godt som muligt. Jeg har en metodisk tilgang til mit arbejde, hvilket gør, at jeg udfører mine opgaver effektivt og uden fejl. Søger en mulighed for at udvikle mine kompetencer og få erfaring i et professionelt og serviceminded arbejdsmiljø
Grundig og ordentlig kontorassistent med erfaring fra flere stillinger. Har arbejdet med mange aspekter af faget, lige fra kundehåndtering til økonomiadministration. Specielt erfaren i koordinering af møder og kurser, ligesom mine IT-kompetencer er stærke på baggrund af den erfaring. Søger en ny udfordring, hvor jeg kan bidrage til at arbejdet foregår så effektivt som muligt. Samtidigt håber jeg på at kunne udvikle nye og spændende kompetencer selv
Erfaren kontorassistent med over 15 års ekspertise i at arbejde og vedligeholde kontormiljøer. Har arbejdet i en lang række succesfulde virksomheder, hvor mine kompetencer har været drivkraften i et arbejdsmiljø uden stress og har medført stærkere resultater end før jeg startede. Specielt kompetent i at varetage de opgaver, der falder udenfor andre ansættelser, men er nødvendige for at et kontormiljø kan hænge sammen. Er på udkig efter en stilling, hvor jeg via mine erfaringer kan hjælpe virksomheden med at få effektiviseret og strømlinet kontormiljøet. Samtidigt håber jeg at kunne forstærke arbejdsmiljøet og kompetencerne hos mine kolleger og lære fra mig på bedst mulig vis.
Eksempel på ansættelseshistorik: Assistér din historik bedst muligt
Ansættelseshistorikken er afgørende for at vise arbejdsgiverne, at du har den professionalisme og det engagement, der skal til for at arbejde på deres kontor.
I det omvendte kronologi-format skal du starte med at skrive dit seneste job. List så dit forrige, og så videre. Hvis din karriere er lang, så nøjes med de sidste 10-15 år. Under hvert job laver du en punktopstilling med korte beskrivelser af din indsats.
Det er en god idé, om muligt, at bruge konkrete eksempler på dine erfaringer ved hjælp af fakta, resultater, projekter samt tal. Undgå ukonkrete udsagn som:
- Administrerede filer for firmaet
- Rengjorde og organiserede lokaler
- Planlagde kontorarrangementer
- Sørgede for frokostbestillinger
Omskriv til mere konkrete beskrivelser. For eksempel:
- Administrerede filer for over 100 sager i et travlt familieadvokatfirma med fire partnere;
- Rengjorde rutinemæssigt kontorets køkken, organiserede kontorets bibliotek og sørgede for en behagelig atmosfære i venteværelset for klienter;
- Planlagde og gennemførte seks kontorarrangementer for eftertragtede klienter og ledere med omkring 30 deltagere til hvert arrangement;
- Sørgede for daglige frokostbestillinger til kontorets 15 ansatte.
Kontorassistent ved OFIR Byggefirma A/S, Aarhus
Januar 2016 - Nuværende
- Sørgede for at holde orden på et travlt kontor og hjalp fire medarbejdere med at strømline procedurer for at øge effektiviteten.
- Sorterede og distribuerede kontorets kommunikation i rette tid.
- Holdt øje med kontorartikler, administrerede ordrer og kommunikerede med leverandører for at opbygge pålidelige relationer og forhindre knaphed på lageret.
- Assisterede regnskabschefen med forskellige bogholderiopgaver, herunder udarbejdelse af budgetter og rapporter.
- Implementerede effektivt arkiveringssystemer, som reducerede papirforbruget med 30 % på fire år.
- Tog imod og assisterede gæster, som besøgte kontoret.
- Fungerede som kontaktperson for ledere og medarbejdere/kunder.
- Førte tilsyn med kontoropgaver for fem medarbejdere i tre afdelinger og sikrede, at kontorprocedurerne forløb problemfrit.
Administrativ medarbejder ved Kofoed Køkken og Bad A/S, København
April 2013 - December 2015
- Hjalp med at nå denne travle køkken- og badeudstyrleverandørs salgsmål, herunder vækstmål for overskud, gentagne forretninger og nye kunder.
- Ydede generel administrativ support på hele kontoret, herunder: fotokopiering, scanning, e-mailing, arkivering og indtastning af data - ofte store mængder med en kort deadline.
- Tog venligt og professionelt imod kunder og besøgende.
- Besvarede og omstillede indgående telefonopkald, ca. 250 om dagen i gennemsnit.
- Styrede effektivt lagerbeholdningen og ordrer, hvilket reducerede i en reducering af ventetiden på levering med 23 % og 33 % færre returnerede produkter.
- Hjalp til med særlige projekter, hvis der var behov for det, herunder kundepræsentationer og udstillingsgenstande til handelsmesser.
Sådan skriver du et CV som kontorassistent uden erfaring
Som kontorassistent får du mange af de ønskede færdigheder gennem din erfaring i jobbet. Uden erfaring må du fremvise de kompetencer, du har udover uddannelsen i stedet!
Beskriv, hvordan din personlighed gør dig til en bedre kontorassistent. Det kan være, du har et stærkt overblik og derfor ofte kan se, hvad folk har brug for, uden at de behøver at sige det. Eller måske har du en særlig stærk detaljesans, der hjælper dig med at undgå at lave fejl. Mulighederne er mange!
Kompetenceafsnit
Et stærkt kontorassistent-CV skal fremvise kompetencer og resultater, som en arbejdsgiver søger. Brug jobopslaget til at finde ud af, hvilken type kontorassistent virksomheden søger, og match dine kompetencer dertil i kompetenceafsnittet.
Det er vigtigt, at du både medtager hårde og bløde kompetencer. Hårde kompetencer kan f.eks. være ”viden om IT-systemer” eller ”erfaring med planlægning”. Bløde færdigheder kan derimod være ”empati” eller ”tålmodighed”.
Se dette eksempel på en liste over færdigheder for en kontorassistent:
- Færdigheder i projektledelse
- God til multitasking
- Glimrende færdigheder i kundeservice
- Forskellige færdigheder i administrativ hjælp
- Avancerede færdigheder i teknologi
- Motiveret
- Færdigheder i lagerstyring
- Gode organisatoriske færdigheder
For størst effekt, skal du huske at understøtte dine kompetencer med specifikke eksempler på dine succeser:
- Håndterede over 20 frokostbestillinger om dagen.
- Stod for kursus- og mødebookning for 40 ansatte.
- Havde ansvaret for fakturering af 70 faste kunder.
Eksempel på uddannelsesdel
Uddannelse er ikke et officielt krav for at arbejde som kontorassistent, men det kan være et krav i specifikke opslag. Det kan f.eks. være i form af kontoruddannelsen, offentlig administration eller administrationsøkonomi. I uddannelsesafsnittet skal du skrive alle eksaminer og certificeringer du har. Afsnittet skal vise din professionelle udvikling, så en mulig arbejdsgiver kan se, hvilke kompetencer du besidder.
Du skal medtage:
- Formel uddannelse: Har du en formel uddannelse der er relevant, skal du naturligvis skrive den her.
- Kurser og efteruddannelse: Det kan være, du har taget kurser i administration, kommunikation eller lignende, eller på anden vis har uddannet dig uformelt. Notér det her.
- Andre kompetencegivende roller: Har du tilegnet dig kompetencer på andre måder, så skriv det endelig her. F.eks. gennem frivilligt arbejde eller lignende.
Nedenfor finder du et eksempel på en tekst til et CV, der viser, hvordan du formaterer oplysningerne om din uddannelse.
Bachelor i Public Relations, Copenhagen Business School, København
September 2009 - Maj 2013
Vælg det rigtige design til dit kontorassistent-CV
Som kontorassistent skal du være detaljeorienteret, klar og tydelig. Det samme skal dit CV. Derfor er det bedst egnede layout til dit CV vores moderne Wien-skabelon, der er kendetegnet ved en iøjnefaldende overskrift samt en professionel struktur.
Cv.dk's eksempler på skabeloner er inddelt i kategorier: simpel, kreativ, professionel og moderne. Vores CV-eksempler er færdigskrevet med forslag til formuleringer, som du kan tilpasse til din egen situation og erhvervserfaring.
Eksempel på et kontorassistent-CV kun med tekst
Profil
Begejstret og engageret kontorassistent med 18 års erfaring med at yde overlegen organisering og support til kontorer. Hårdtarbejdende og omhyggeligt til at udføre en bred vifte af administrative opgaver for at optimere resultaterne.
Ansættelseshistorik
Kontorassistent ved OFIR Byggefirma A/S, Aarhus
Januar 2016 - Nuværende
- Sørgede for at holde orden på et travlt kontor og hjalp fire medarbejdere med at strømline procedurer for at øge effektiviteten.
- Sorterede og distribuerede kontorets kommunikation i rette tid.
- Holdt øje med kontorartikler, administrerede ordrer og kommunikerede med leverandører for at opbygge pålidelige relationer og forhindre knaphed på lageret.
- Assisterede regnskabschefen med forskellige bogholderiopgaver, herunder udarbejdelse af budgetter og rapporter.
- Implementerede effektivt arkiveringssystemer, som reducerede papirforbruget med 30 % på fire år.
- Tog imod og assisterede gæster, som besøgte kontoret.
- Fungerede som kontaktperson for ledere og medarbejdere/kunder.
- Førte tilsyn med kontoropgaver for fem medarbejdere i tre afdelinger og sikrede, at kontorprocedurerne forløb problemfrit.
Administrativ medarbejder ved Kofoed Køkken og Bad A/S, København
April 2013 - December 2015
- Hjalp med at nå denne travle køkken- og badeudstyrleverandørs salgsmål, herunder vækstmål for overskud, gentagne forretninger og nye kunder.
- Ydede generel administrativ support på hele kontoret, herunder: fotokopiering, scanning, e-mailing, arkivering og indtastning af data - ofte store mængder med en kort deadline.
- Tog venligt og professionelt imod kunder og besøgende.
- Besvarede og omstillede indgående telefonopkald, ca. 250 om dagen i gennemsnit.
- Styrede effektivt lagerbeholdningen og ordrer, hvilket reducerede i en reducering af ventetiden på levering med 23 % og 33 % færre returnerede produkter.
- Hjalp til med særlige projekter, hvis der var behov for det, herunder kundepræsentationer og udstillingsgenstande til handelsmesser.
Kompetencer
- Færdigheder i projektledelse
- God til multitasking
- Glimrende færdigheder i kundeservice
- Forskellige færdigheder i administrativ hjælp
- Avancerede færdigheder i teknologi
- Motiveret
- Færdigheder i lagerstyring
- Gode organisatoriske færdigheder
Uddannelse
Bachelor i Public Relations, Copenhagen Business School, København
September 2009 - Maj 2013
Som kontorassistent er det utroligt vigtigt med et velskrevet CV for at øge dine chancer for at lande drømmejobbet. Vores guider og skabeloner hjælper dig med at tilpasse CV'et til virksomheden og jobbet og bestå ATS-screeningen.
Kast dig ud i det og skab et vindende CV med cv.dk!
