Sådan skrives et cv til en stilling som kontorassistent
Den grundlæggende ramme nedenfor får denne skriveopgave til at virke mindre overvældende. Husk, at disse elementer skal passe på en enkelt A4-side.
- Profiltekst
- Ansættelseshistorik
- Uddannelse
- Færdigheder
Eksempel på profiltekst: Optimistisk og parat
Profilteksten - nogle gange kaldet profil eller personlig erklæring - er portvagten for dit cv, og ligesom en god kontorassistent, kan den klare lidt af det hele. Det betyder dine bedste færdigheder, din uddannelsesmæssige baggrund, et strejf af din erfaring og lige nok personlighed til at skille dig ud fra andre. Du bør begynde med at nævne dine stærkeste kvaliteter - måske er du effektiv eller en ørn til multitasking. Sørg også for at oplyse, hvor mange års erhvervserfaring du har. Hvis du endnu ikke har arbejdet som kontorassistent, kan du også angive din intention om at få stillingen og bakke den op med nogle eksempler på relevant erhvervserfaring.
Nedenfor er et eksempel på en profiltekst i et cv til en stilling som kontorassistent, som du kan tilpasse.
Begejstret og engageret kontorassistent med 18 års erfaring med at yde overlegen organisering og support til kontorer. Hårdtarbejdende og omhyggeligt til at udføre en bred vifte af administrative opgaver for at optimere resultaterne.
Eksempel på ansættelseshistorik: Alt er forberedt
Din ansættelseshistorik er afgørende for at vise arbejdsgiverne, at du har den professionalisme og det engagement, der skal til for at arbejde på deres kontor.
Det er en god idé, om muligt, at kvantificere dine erfaringer ved hjælp af fakta, resultater, projekter samt tal.
For eksempel:
- Administrerede filer for over 100 sager i et travlt familieadvokatfirma med fire partnere;
- Rengjorde rutinemæssigt kontorets køkken, organiserede kontorets bibliotek og sørgede for en behagelig atmosfære i venteværelset for klienter;
- Planlagde og gennemførte seks kontorarrangementer for eftertragtede klienter og ledere med omkring 30 deltagere til hvert arrangement;
- Sørgede for daglige frokostbestillinger til kontorets 15 ansatte.
Hvis det er det første job, du søger, er det vigtigt på cv’et at anføre mindst to eksempler, der er relateret til kontorarbejde eller kundeservice. For en stilling på begynderniveau i en lokal virksomhed, kan det godt betale sig at medtage frivilligt arbejde som erhvervserfaring. Det er vigtigt, at du fremhæver disse relaterede aktiviteter for at vise, hvordan du har udviklet de samme færdigheder, som du vil bruge som kontorassistent.
Nedenfor finder du et eksempel på en kontorassistents ansættelseshistorik, som du kan tilpasse.
Kontorassistent ved OFIR Byggefirma A/S, Aarhus
Januar 2016 — Nuværende
- Sørgede for at holde orden på et travlt kontor og hjalp fire medarbejdere med at strømline procedurer for at øge effektiviteten.
- Sorterede og distribuerede kontorets kommunikation i rette tid.
- Holdt øje med kontorartikler, administrerede ordrer og kommunikerede med leverandører for at opbygge pålidelige relationer og forhindre knaphed på lageret.
- Assisterede regnskabschefen med forskellige bogholderiopgaver, herunder udarbejdelse af budgetter og rapporter.
- Implementerede effektivt arkiveringssystemer, som reducerede papirforbruget med 30 % på fire år.
- Tog imod og assisterede gæster, som besøgte kontoret.
- Fungerede som kontaktperson for ledere og medarbejdere/kunder.
- Førte tilsyn med kontoropgaver for fem medarbejdere i tre afdelinger og sikrede, at kontorprocedurerne forløb problemfrit.
Administrativ medarbejder ved Kofoed Køkken og Bad A/S, København
April 2013 — December 2015
- Hjalp med at nå denne travle køkken- og badeudstyrleverandørs salgsmål, herunder vækstmål for overskud, gentagne forretninger og nye kunder.
- Ydede generel administrativ support på hele kontoret, herunder: fotokopiering, scanning, e-mailing, arkivering og indtastning af data - ofte store mængder med en kort deadline.
- Tog venligt og professionelt imod kunder og besøgende.
- Besvarede og omstillede indgående telefonopkald, ca. 250 om dagen i gennemsnit.
- Styrede effektivt lagerbeholdningen og ordrer, hvilket reducerede i en reducering af ventetiden på levering med 23 % og 33 % færre returnerede produkter.
- Hjalp til med særlige projekter, hvis der var behov for det, herunder kundepræsentationer og udstillingsgenstande til handelsmesser.
Eksempel på uddannelsesafsnittet for en kontorassistent: At træffe velovervejede beslutninger
En formel uddannelse er normalt ikke nødvendig for kontorassistenter, men med en videregående uddannelse kan du øge dine chancer for at blive ansat som receptionist eller administrativ medarbejder på et højere niveau.
Job i visse virksomheder, der er relateret til dit interesseområde, kan være konkurrenceprægede blandt nyuddannede, der ønsker at få foden inden for en virksomhed. Et godt cv kan hjælpe dig med at slå konkurrenterne og sætte dig på sporet af avancerede mentorprogrammer og uddannelsesmuligheder.
Vi anbefaler, at du først angiver året for uddannelsen, efterfulgt af navnet på uddannelsesinstitutionen, graden (hvis relevant) og så stedet. Disse oplysninger skal også være i omvendt kronologisk rækkefølge, fra højeste til laveste niveau af relevant erfaring. Hvis du har en bachelorgrad eller højere, behøver du ikke medtage din studentereksamen her.
Bachelor i Public Relations, Copenhagen Business School, København
September 2009 — Maj 2013
Eksempel på kompetenceafsnittet i cv’et: tid til at brillere
En kontorassistent uden færdigheder er som en cykel uden hjul - det fungerer bare ikke. Men det er gode nyheder for dem, der lige er begyndt på at skabe sig en karriere. Med den rette indstilling og lidt relevant erfaring i bagagen kan du skrive et cv, der får dig til at lære på jobbet på ingen tid.
I mange job, herunder dette, kan færdighederne opdeles i to kategorier: hårde og bløde færdigheder. Hårde færdigheder er færdigheder, der kræver et værktøj, en genstand eller anvendt/eksakt viden om praktiske handlinger. Det omfatter planlægningsprogrammer og computersoftware. Bløde færdigheder er dine medfødte personlighedstræk og kvaliteter - f.eks. selvmotivation, arbejdsmoral og en venlig karakter.
Mens kontorassistenter muligvis ikke omgås med så mange kunder som receptionister, kan et godt kendskab til fremmedsprog, f.eks. engelsk eller tysk, være nyttigt i situationer, hvor kunder eller patienter ikke er indfødte danskere.
Det er en god idé at lave en hovedliste over dine færdigheder, og derefter kun udvælge de mest relevante til dit cv. Brainstorm listen og vær ikke for beskeden eller alt for kritisk over for dig selv. Målet er at finde så mange værktøjer frem i din værktøjskasse som muligt. Dette “hoveddokument” vil sandsynligvis ændre sig og blive større i løbet af din karriere.
- Færdigheder i projektledelse
- God til multitasking
- Glimrende færdigheder i kundeservice
- Forskellige færdigheder i administrativ hjælp
- Avancerede færdigheder i teknologi
- Motiveret
- Færdigheder i lagerstyring
- Gode organisatoriske færdigheder
Et rent format er også vigtigt for at få dit cv gennem ATS’et (elektronisk system til sporing af ansøgere). Enkel formatering med gængse skrifttyper forstås som regel bedre af algoritmer, og det opretholder cv’ets visuelle stil uanset den enhed, cv’et bliver læst på. Vores cv-skabeloner gør det nemt at finde den rette balance mellem stilfuldhed og elegance.
