Din ansøgning som administrativ medarbejder er nøglen til at låse op for drømmejobbet i såvel den private som den offentlige sektor. En velskreven ansøgning sender dig flere felter frem på skakbrættet og giver dig de bedste chancer for succes!
Hvor en generisk og kedelig ansøgning er dømt til at samle støv på jobmarkedets bagerste hylder, vil en veldisponeret, engageret og personlig ansøgning vække øjeblikkelig interesse og øge dine chancer for en jobsamtale betragteligt.
Så hvordan får du sammensat den perfekte ansøgning?
Aalborg, 17. juni 2020
Siden min barndom har jeg haft stor fornøjelse af at holde alle bold i luften samtidig.
Når medarbejdere hos Spike beder om administrativ assistance, skal de vide, at du ikke kun vil gøre det, de beder om, men at du også gør det efter bedste evne. Dette kræver erfaring med organisatoriske færdigheder, mental adræthed og at være fokuseret på udførelse af opgaver. I de fem år, jeg har arbejdet med administration, har jeg altid nået mine deadlines og mit arbejde er altid blevet vurderet højt. Administrative medarbejdere skal få tingene gjort og godt.
I forventer, at jeres administrative medarbejdere er fortrolige med den nyeste teknologi, anvender de mest avancerede kommunikationsmetoder og tilrettelægger deres tid, så de kan hjælpe flest mulige ansatte. Min ugentlige produktivitetsblog har 5.500 abonnenter, så den seneste udvikling og praksis er ikke fremmed for mig.
Takket være fem års erfaring med administration er jeg den perfekte kandidat:
- Særdeles god erfaring med forbrugermode. Jeg kender branchekravene.
- Arbejdsetik - jeg behandler 80 til 100 enkeltopgaver pr. dag. Holder af at afkrydse dem på min to do-liste.
- Har ambitioner om at udvikle mig. Er ved at fuldføre et kursus i erhvervsøkonomi via fjernundervisning.
Travle dage får smilet frem hos mig. Når opgaverne strømmer ind hurtigt, lægger jeg ikke noget til side, medmindre jeg ved, at jeg har gjort mit bedste. Som administrativ med-arbejder er jeg serviceminded til fingerspidserne over for alle, jeg samarbejder med, for at effektivisere deres arbejdsdag ved at udfylde alle de huller, der måtte opstå.
Hvis jeg har de nødvendige færdigheder til at udføre et godt stykke arbejde, er der ingen opgave, som jeg ikke vil påtage mig. Har jeg ikke har de nødvendige færdigheder, lærer jeg dem eller beder en anden om at hjælpe mig.
Hvis I har fået indtryk af at jeg kan gøre en forskel for jeres Spike-team, ville jeg være tak-nemmelig, hvis I vil overveje min ansøgning. Jeg håber, at min profil har overbevist jer om, at jeg vil være en værdifuld og pålidelig del af jeres team af administrative medarbejdere.
Med venlig hilsen,
Erik Kristensen
Sektioner i en administrativ medarbejder ansøgning
At skrive en ansøgning som administrativ medarbejder er som at fortælle din professionelle historie, som trin for trin fører frem til konklusionen: at du er den ideelle kandidat til jobbet.
Husk, at hvert afsnit i din ansøgning er en integreret del af en sammenhængende fortælling om din professionelle rejse, og hvert kort skal spilles i den rigtige rækkefølge:
- Ansøgningens overskrift/header. Læg ud med en venlig og korrekt introduktion af dig selv. Start med at opliste dine kontaktoplysninger og datoen pænt og overskueligt.
- Hilsen. Det er vigtigt at skabe en personlig forbindelse fra starten. Henvend dig direkte til recruiteren eller den ansvarlige for ansættelsen – og gerne ved navn; det viser, at du har lavet din research.
- Introduktion. Recruiterens tid og tålmodighed er begrænset, så fang hans/hendes opmærksomhed med en engageret introduktion af dig selv og del din begejstring for administrativt arbejde.
- Brødtekst. Tænk på dette som hjertet i din historie. Dyk ned i dine relevante erfaringer, færdigheder og resultater. Vis, hvordan de flugter med administrationens behov og værdier, og tilføj kulør og krydderier til din professionelle fortælling.
- Afslutning. Slut effektivt af ved at sammenfatte dine kvalifikationer og gentage din interesse for stillingen. Glem ikke en opfordring til handling.
- Underskrift. Sæt punktum med en professionel afsked, inklusive dit navn.
Sigt efter en kortfattet ansøgning på én side, der ikke kun lister dine færdigheder, men også væver dem ind i en fængslende historie, der stemmer overens med administrationens kultur og værdisæt.
Det handler om at skabe en forbindelse, der går ud over blot kvalifikationer, og rammer lige ind i kernen af, hvad der gør dig og denne specifikke arbejdsplads til et perfekt match.
Har du brug for mere inspiration? Se vores andre relaterede ansøgningseksempler fra administrationssektoren:
For mere generel information og detaljer, der dækker de forskellige afsnit, se vores artikel om, hvordan man skriver en ansøgning.
Efter at have lavet din header og henvendt dig til ansættelseschefen, er du klar til at imponere dem med din introduktion.
Introduktion til en administrativ medarbejder ansøgning
Start din ansøgning til en administrativ medarbejderstilling med et brag ved at fremhæve en fremtrædende præstation.
Tænk på dette som åbningsakten, der sætter scenen for din historie. Måske er det et innovativt system, du har implementeret, eller en væsentlig forbedring, du har lavet i administrationen.
Kære Hans Hansen.
Som erfaren administrativ medarbejder med en stærk baggrund i kontorledelse og administrative opgaver er jeg rigtig glad for at se, at der i Deres virksomhed er opslået en stilling som administrativ medarbejder, som jeg kan bidrage værdifuldt til. I min nuværende rolle har jeg implementeret et nyt arkiveringssystem, som har reduceret sagsbehandlingstiden med 30% og øget den overordnede effektivitet i afdelingen. Jeg er en stærk multitasker, som trives i et travlt miljø og kan levere høj kvalitet under pres.
Hej, mit navn er Alex, og jeg er interesseret i stillingen som administrativ medarbejder på kommunekontoret. Min erfaring omfatter mere end tre år på Københavns Universitet, hvilket jeg føler gør mig til en god kandidat til rollen.
I stedet for en helt almindelig introduktion skal du vælge et levende eksempel, der illustrerer dine færdigheder i aktion. Med brug af konkrete, numeriske data (f. eks. implementering af et nyt arkiveringssystem, som har reduceret sagsbehandlingstiden med 30%) tilføjer du troværdighed og understreger den reelle virkning af dine bidrag.
Med denne tilgang oplister du ikke blot dine kvalifikationer, men viser dem på en måde, der passer perfekt til virksomhedens behov. Du giver ansættelseschefen en vigtig grund til at blive ved med at læse – du er ikke bare en kandidat, men en historie, de ønsker at se udfoldet.
Aalborg, 17. juni 2020
Siden min barndom har jeg haft stor fornøjelse af at holde alle bold i luften samtidig.
Brødtekst til administrativ medarbejder ansøgning
I denne centrale del af din ansøgning skal du følge en klar skabelon:
- Fremhæv dine færdigheder og erfaringer
- Vis, hvorfor du er det perfekte match til virksomhedens kultur. Dette er vigtigt uanset om du søger stillingen som administrativ medarbejder eller administrationschef.
- Afslut med en slagkraftig konklusion: Lad din afslutning sætte en ekstra tyk streg under dine kvalifikationer.
- Slut med en opfordring til handling: Rund af med en overbevisende opfordring til handling, der gør ansættelseschefen ivrig efter at kontakte dig.
Første afsnit i brødteksten: Din egnethed til rollen (færdigheder & erfaring)
Begynd dramatisk med at fremhæve de centrale færdigheder og erfaringer, der gør dig perfekt til jobbet. Det er ligesom at sætte scenen for din professionelle fortælling.
Sådan kan du væve dine kvalifikationer ind i en fængslende fortælling:
- Fremhæv din uddannelse: Start med at fortælle, hvordan din uddannelse har skærpet dine essentielle kompetencer som administrativ medarbejder. Det er ikke bare en grad/titel.
- Understreg dine færdigheder inden for administrative opgaver: Fortæl levende om dine erfaringer med at arbejde med administration. Del historier, der understreger din tilpasningsevne og dine fremragende evner og færdigheder.
- Teknologi og trends: Hvis det passer ind, kan du dykke ned i din forståelse af nuværende og fremspirende administrationsteknologier. Måske er du en haj til digitalisering eller programmering, evt. specialiseret i forhold til privat eller offentlig administration. Disse detaljer viser, at du ikke blot holder trit med tiden - du er foran den.
- Fleksibilitet og multitasking: Fortæl om situationer, hvor du jonglerede med flere opgaver på samme tid i et travlt administrationsmiljø. Som en dirigent for et velorkestreret symfoniorkester.
- Koordinering og planlægning: Beskriv din erfaring med at koordinere møder, rejser, events og andre administrative opgaver for at sikre effektivitet og et smidigt forløb.
- Informationshåndtering: Nævn din erfaring med at håndtere og organisere information, herunder post, dokumenter, e-mails og telefonopkald, for at sikre, at relevante informationer når de rette modtagere.
"Undersøg de ansættelsesansvarlige ved at tjekke deres LinkedIn-profil eller bio på virksomhedens hjemmeside. Dette kan afdække fælles interesser eller professionelle tilpasninger, som du subtilt kan referere til for at gøre din ansøgning mere personlig og virkningsfuld. Samtidig kan denne viden måske bidrage til at lette andre områder af rekrutteringsprocessen."
Andet (og eventuelt følgende) afsnit i brødteksten: Overensstemmelse med organisationen
Det er afgørende at skræddersy din ansøgning til virksomhedens kultur og mission. Undersøg virksomheden og find frem til, hvad der særligt tiltaler dig i deres mission.
Vis, hvordan dine værdier og erfaringer flugter med disse aspekter, og demonstrér, at du ikke blot er egnet til rollen, men også til virksomhedens ethos.
I dette eksempel med Kerteminde Kommune kan følgende punkter fra deres mission være relevante at inkorporere i din ansøgning:
- Øge oplevelsen af velfærd hos kommunens borgere
- Sikre at borgerne får mulighed for at bidrage aktivt til skabelsen af velfærd
- Sikre en ledelseskraft, som understøtter medarbejderne i både at varetage en effektiv udførelse af kommunale velfærdsydelser og i at understøtte og samarbejde med borgere om øget velfærd
- Sikre at sammenhængskraften i organisationen og lokalsamfundet styrkes
Indsæt specifikke detaljer fra kommunens mission i din ansøgning, og hvis du har en personlig historie, såsom gode minder fra dit besøg som barn, så medtag den også. Dette viser oprigtig interesse og en dyb overensstemmelse med deres værdier.
"Som barn, der voksede op i Odense, husker jeg tydeligt mine besøg i Kerteminde. Her opdagede jeg for første gang havets magi og glæden ved at opleve naturen og en stærk landbrugskultur. Kommunens mission om at styrke sammenhængskraften i organisationen og lokalsamfundet vækker dyb genklang i mig, og jeg oplevede på egen hånd, hvilken indvirkning det har at give fri og åben adgang til såvel natur som kultur, information, uddannelse og fritidsaktiviteter."
"Jeg er begejstret ved tanken om at kunne bidrage til kommunens vision om at understøtte medarbejderne i både at varetage en effektiv udførelse af kommunale velfærdsydelser og i at understøtte og samarbejde med borgere om øget velfærd."
Opfordring til handling & konklusion: Afslut stærkt
Opsummér din ansøgning ved at gentage dine nøglepunkter og din entusiasme for at varetage stillingen som administrativ medarbejder.
Inkludér en indbydende opfordring til handling til ansættelseschefen for at åbne op for, hvordan dine færdigheder og passion kan understøtte virksomhedens mål.
Glem ikke at udtrykke din taknemmelighed over for recruiteren for at overveje din ansøgning. Dette viser ikke kun gode manerer, men bekræfter også din store interesse for rollen.
Afslut dette afsnit med en klar og selvsikker invitation til yderligere engagement i ansøgningsprocessen.
"Jeg er ivrig efter at drøfte yderligere, hvordan min baggrund som administrativ medarbejder kan bidrage til Kerteminde Kommunes mission om at øge oplevelsen af velfærd hos kommunens borgere, som jeg også selv gennem tiden har haft glæde af. Tak fordi du overvejede min ansøgning. Jeg er klar og ser frem til at komme videre med de efterfølgende faser af ansøgningsprocessen.”
Afslut med at skrive under med dit navn. Dette er ikke kun en formalitet; det er dit sidste touch, der efterlader et professionelt og mindeværdigt indtryk.
Sådan skriver du en ansøgning som administrativ medarbejder uden erfaring
Når du skriver en ansøgning til et job som administrativ medarbejder uden direkte erfaring, uanset om du er professionel inden for et andet felt eller studerende med begrænset arbejdserfaring, skal du fokusere på overførbare færdigheder og udtrykke din entusiasme for biblioteksverdenen.
Overvej følgende punkter:
- Fremhæv overførbare færdigheder: Vis, hvordan dine færdigheder fra andre jobs er relevante for stillingen som administrativ medarbejder, fx et sommerjob på en tankstation.
- Beskriv dine kundeservicekompetencer: Har du erfaring med kundeservice? Fortæl, hvordan dette har skærpet dine kommunikations- og mellemmenneskelige færdigheder, hvilket er afgørende for at engagere virksomhedens interessenter.
- Understreg din teknologiske kompetence: Fremhæv dine tekniske færdigheder, uanset om det er databaseadministration eller viden om kunstig intelligens (AI) for at vise din evne til at håndtere skiftende digitale ressourcer.
- Nævn relevant frivilligt arbejde: Medtag eventuelt frivilligt arbejde, du har udført ved arrangementer, skoler eller i fritidscentre for at fremhæve dit engagement i lokalsamfundet.
- Læg vægt på din fleksibilitet: Beskriv din evner til at multitaske og holde mange bolde i luften under pres.
Disse punkter hjælper dig med at udligne manglen på direkte erfaring i din ansøgning og illustrerer dit potentiale som administrativ medarbejder, hvilket giver dig den bedste chance for at få jobbet.
Tag højde for ATS
Applicant Tracking System (ATS) er en elektronisk metode til filtrering af ansøgninger.
Ligesom mange jobansøgninger administreres digitalt, er det også de metoder, som ansættelsesledere bruger til at kortlægge ansøgere.
ATS-algoritmen sorterer i kandidaternes ansøgninger ved at scanne for specifikke søgeord.
Gennemgå jobopslag for stillingen som administrativ medarbejder og find ord, der ofte bruges eller virker betydningsfulde. Hvis de er relevante for dig, skal du sørge for at inkorporere dem naturligt i din ansøgning.
Eksempel:
- "Organisation"
- "Informationshåndtering"
- "Koordinering og planlægning"
Nøgle takeaways
En velskrevet ansøgning for en administrativ medarbejder fremhæver dine relevante færdigheder, erfaringer og passion for feltet.
I hver del, fra introduktionen til afslutningen, skal du fremvise dine unikke styrker og din dedikation som administrativ medarbejder. Mangler du direkte erfaring? Fokuser på dine overførbare færdigheder og iver efter at lære.
Prøv vores ansøgningsværktøj som genvej til at sammensætte en flot og professionel administrativ medarbejder ansøgning, der styrker din jobsøgning og dine jobmuligheder!
