Kontorledelse er en utrolig varieret og tilfredsstillende karrierevej. En kontorchefs cv skal formidle vedkommendes overordnede forståelse af en meget varieret række af problemer. Men hvordan skriver du et cv, der sikrer, at du får det hele med? Er det nødvendigt at få det hele med? Denne cv-vejledning gør rede for, hvordan du:
- opretter et cv, der er både omfattende og skræddersyet til jobbet, til en stilling som kontorchef;
- giver en detaljeret beskrivelse af, hvordan du holder alle virksomhedens hjul i gang;
- kontrollerer, at du bruger de rigtige nøgleord til at bestå ATS-testen;
- bruger formatet på dit cv til at være klar over de vigtigste færdigheder, som der er mest behov for.
Sammen med vores eksempler på cv'er og cv-byggeren, vil vi hjælpe dig med at overbevise din drømmearbejdsgiver om, at vedkommendes liv vil blive så meget lettere, hvis firmaet beslutter sig for at ansætte dig, og samtidig sørge for, at du er smartere end ATS-nøgleordstesten.
Hvordan kan du være smartere end ATS-algoritmen?
Systemer til sporing af ansøgere (ATS-systemer) fungerer baseret på en analyse af nøgleord i cv'er. Da et cv til kontorchefer er meget varieret, kan udvælgelse og brug af nøgleord gøre den afgørende forskel. Hvis et ATS-system ikke “ser” nok relevante nøgleord, vil dit cv måske overhovedet ikke blive læst af et menneske. Nøgleordene bør vælges efter en meget omhyggelig gennemgang af jobbeskrivelsen og den pågældende stillings arbejdsområde.
Eksempler på profiltekst: Få styr på dit image
Du skal i nogle få korte linjer formidle et indtryk af, at “denne person kan klare alt.” Alle kan skrive en liste over jobbets ansvarsområder, men det er ikke alle der kan stå bag følelsesladede og passionerede ord om, hvordan og hvorfor de gør deres arbejde. Arbejdsgiverne skal forstå, at deres kontorchef er et utroligt sikkert par hænder, og det er kun ved at appellere til deres følelser, at dette vil være muligt. Profilteksten i cv’et er det perfekte sted at få nogen til at føle dette.
Dynamisk kontorchef med omfattende erfaring med at føre tilsyn med kontorfunktioner for at sikre en produktiv og positiv atmosfære på arbejdspladsen. Dygtig til at yde fremragende administrativ støtte til ledelse og personale. Certifikat i personaleledelse og engageret i løbende at udvikle sig både professionelt og personligt.
Eksempel på ansættelseshistorik: Fokusér på det relevante
Hvis du kan forestille dig alt det, en kontorchef bliver bedt om at gøre inden for en måneds tid, bliver det nok en rigtig lang liste. Udfordringen ved at skrive en ansættelseshistorik ligger i, at man kun har nogle få korte linjer for hver stilling, der er helt utilstrækkelige til at formidle jobbet i dets fulde omfang. Det er vigtigt at give en fremtidig arbejdsgiver et overordnet overblik over, hvad du kan, og den eneste måde at gøre det på er at sprede din erhvervserfaring ud over de forskellige job, du har haft. Det siger sig selv, at du skal afsætte mere plads til de seneste job, men det betyder ikke, at dine andre tidligere stillinger vil blive betragtet mindre kritisk. Få mest muligt ud af hver sætning.
Kontorchef ved Arkitektfirmaet Kjær A/S, Glostrup
juli 2017 - Nuværende
- Førte med succes tilsyn med den daglige drift og arbejdede for at fremme effektiviteten.
- Vedligeholdt kalenderne i hele kontoret og hjalp med events og rejsearrangementer.
- Opretholdt kontakten til leverandører og tog mig af indkøb af kontorartikler, software og udstyr.
- Opretholdt protokoller for hele kontoret i overensstemmelse med medarbejderhåndbogen og retningslinjerne for håndtering af COVID-19.
- Hjælp bogholderen med virksomhedens lønningsliste, kreditorer, debitorer, refusion af omkostninger og hovedbogen.
- Havde kontakter med kunder om projektrelaterede spørgsmål og ydede passende støtte for at sikre en jævn strøm af projekter.
- Oprettede og styrede projektfakturaer og holdt styr på projektudgifter.
Kontorchef ved Kurhotel Klampenborg, Klampenborg
oktober 2014 - juni 2017
- Understøttede optimalt personalet på et af de travleste og mest berømte kurhoteller i hovedstadsområdet.
- Førte tilsyn med alle front office-aktiviteter for at sikre rentabilitet og enestående service og værdi for hver enkelt kunde.
- Styrede effektivt frontpersonalets aktiviteter og arbejdede på at opnå de højeste kundetilfredshedsscorer.
- Besvarede og administrerede opkald, koordinerede kundeplaner og sørgede for problemfri kundepleje og opfølgning.
- Hjalp med markedsføring og promotion af events ved at implementere effektive e-mail-markedsføringskampagner.
Eksempel på cv’ets kompetenceafsnit: Bland det sammen
Stillingen som kontorchef rolle er så varieret, at det er vigtigt, at cv’et indeholder en god blanding af hårde og bløde færdigheder – om muligt med et par eksempler fra det virkelige liv. Længere eksempler kan medtages i afsnittet med ansættelseshistorikken med kortere ord og sætninger (nogle gange gentaget) i cv’ets specifikke kompetenceafsnit.
- Kundeservice
- Interpersonel kommunikation
- Administration
- Fremragende multitasking
- Effektiv tidsstyring
- Finansbogholderi
- Kendskab til Office-teknologi
Eksempel på uddannelsesafsnittet
Mens en bachelorgrad i virksomhedsledelse eller marketing er at foretrække, er der mange kontorchefer, der er rykket op i de administrative rækker. Deres generelle forståelse for, hvordan en virksomhed fungerer, anses for vigtigere end en teoretisk kvalifikation, men det er stadig vigtigt at opliste alle relevante kurser, de har fulgt.
Personaleledelse, Ledernes kompetencecenter, København
august 2018 - april 2019
Bachelor i kommunikation, Københavns Universitet, København
september 2011 - maj 2014
Cv’ets layout og design: Første indtryk
Den praktiske karakter af dit job bør afspejles af cv’ets rene linjer. Lad være med at overdrive lange beskrivelser af din erhvervserfaring – sørg for at holde sprogbruget effektivt og skarpt. Der er en lang række aktiviteter, som du kan vælge at medtage, men glem ikke fordelene ved hvidt rum på cv’et, så læseren får tid til at samle tankerne, før vedkommende fortsætter til næste afsnit.
Kernepunkter i et cv til en kontorchef
- Vis på iøjnefaldende måde den vigtige rolle, du spiller i organisationens hjerte.
- Beskriv den indflydelse, du har på alle virksomhedens funktioner og niveauer.
- Brug profilteksten til at få en arbejdsgiver til at føle, hvordan det er at samarbejde med dig.
- Formidl din blanding af hårde og bløde færdigheder i sammenhæng med specifikke resultater.
- Sørg for, at cv’ets layout fremhæver dine vigtigste resultater.
- Del hvad, hvordan, hvor, hvornår og hvorfor visse handlinger har ført til det ønskede resultat.
