Sådan opbygges en ansøgning om en stilling til sekretær
Overskrift
I gamle dage bestilte virksomheder bunker af fint papir, der var tomt, bortset fra brevhovedet - det der er trykt på den øverste del af et stykke brevpapir med virksomhedens navn, adresse, telefonnummer og måske et logo i farve. En sekretær tog sådan et ark brevpapir, stak det ind i skrivemaskinen og gik i gang med at skrive et brev.
I nutidens elektroniske korrespondance kaldes brevhovedet for sidehoved, og for jobsøgeres vedkommende skal det indeholde navn, stilling, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Hovedformålet med overskriften eller sidehovedet er at lade en potentiel arbejdsgiver vide, hvordan du kan kontaktes, hvis vedkommende ønsker det. Men det tjener også et vigtigt sekundært formål - det skal give dit brev en bestemt visuel udstråling.
For at få en idé om, hvordan gode sidehoveder ser ud, kan du gennemse de gratis eksempler på ansøgninger på Cv.dk. Du kan bruge disse design og tilpasse dem alle til dine ønsker og behov.
Indledende hilsen
“Kære hr. [X]”, “Kære fr. [Y]” eller “Kære dr. [Z]” er alle velegnede som hilsen i din ansøgning. I rigtig erhvervskorrespondance står der altid et komma efter den indledende hilsen, ikke et kolon.
I e-mailens tidsalder er disse regler lempet en smule, så nu om stunder bliver “Indledende høflighedshilsner” eller selv “Hej” somme tider erstattet med “Kære”. Men det er lidt risikabelt at rode med succes, og du vil helst undgå at være for uformel i en ansøgning.
Hvis du kender den person, du skriver til, kan det være helt acceptabelt at henvende sig til vedkommende ved at skrive fornavnet. Men husk på, at beslutninger om ansættelse ofte træffes af flere personer, så tænk over hele denne gruppe, når du skriver ansøgningen.
Kære fr. Lauridsen
Indledning
Dit første afsnit bør starte brevets “motor” med et “drøn”! Ved at bruge et provokerende, livligt sprog nævner du det job, du søger, og foreslår, hvorfor du vil være en god kandidat til det.
Vær meget opmærksom på din skrivestil, som bør være energisk og selvsikker, men aldrig arrogant eller for fortrolig. Brug dristige og informative udsagn om dig selv og hvorfor du søger dette job.
Jeg forstår, at De søger en sekretær, der kan hjælpe med at digitalisere, hvordan De organiserer Deres arbejde og kommunikerer med Deres kollegaer. Takket være mit tidligere arbejde som sekretær hos to teknologivirksomheder har jeg det bedst mulige grundlag for at hjælpe Dem.
Hovedtekst
De to eller tre centrale afsnit i din ansøgning skal tydeliggøre, hvorfor du er en fremragende kandidat til stillingen.
Ansøgningens hovedtekst skal fremhæve din erhvervserfaring, uddannelse, særlige færdigheder og hvilken som helst andre kvalifikationer, der er værd at nævne.
Jeg er dygtig til at organisere og har effektive færdigheder i digital håndtering, og sammen med min tidligere chef valgte jeg en strategi for anvendelse af mobile enheder, hvor jeg benyttede apps, der gav os mulighed for at holde os informeret og opdateret, mens vi var på farten.
Jeg behøver ikke at sidde på samme kontor for at være lige ved deres side. Som forkæmper for den digitale transformation af min virksomheds aktiviteter reducerede jeg papirarbejdet med 95 % og forbedrede effektiviteten af både revisionsresultater og virksomhedsanalyseprojekter med en årlig omkostningsbesparelse på 160.000 - 190.000 kroner.
Jeg er vant til at styre en travl kalender, hvor jeg koordinerer mellem 25-30 møder og frokoster hver uge med i alt 40-90 deltagere. Det er vigtigt at forklare, hvorfor der er brug for en person ved et møde - at sprede et budskab om et fælles formål spiller en afgørende rolle i mit arbejde.
Da jobbet indebærer et betydeligt ansvar for projektstyring, skulle min erfaring med projektstyring af over 30 events og konferencer gerne vise sig nyttig. Jeg bruger mit initiativ til at overvinde problemer og kommunikere med andre for, hvor det er muligt, selvstændigt at finde løsninger på eventuelle problemer. Jeg kommer ikke rendende til min chef for at bede om hjælp, medmindre jeg virkelig har brug for det.
Stress i det moderne forretningsliv betyder, at en sekretær skal kunne tilbyde psykologisk støtte til sin chef såvel som operationel støtte. Jeg ser min rolle som en emotionel hepper samt et pålideligt par hænder. Jeg er betænksom, tålmodig og dreven.
Afslutning og opfordring til handling
Afslut ansøgningen med en positiv, begejstret bemærkning, der indeholder en slags “opfordring til handling”. Meddel din potentielle arbejdsgiver, at du med glæde vil komme ind til jobsamtale, eller spørg eventuelt, om du kan ringe inden for de næste par uger for at følge op på din ansøgning.
Overbevis din modtager om, at vedkommende bør skride til handling i anledning af din ansøgning og ikke bare lægge den til side. Lad personen vide, at du ikke bare sender tilfældige cv'er ud i verden, men at du virkeligt er interesseret i jobbet, og at du er sikker på, at du vil være en fremragende kandidat.
Personlig kontakt er yderst vigtigt. Derfor vil jeg sætte pris på at få mulighed for i en jobsamtale at finde ud af om der er et klik mellem mig og Deres virksomhed.
Afsluttende hilsen
Afslut ansøgningen med “Med venlig hilsen”, “Alt det bedste” eller en lignende vending, indsæt et mellemrum under den, og skriv dit navn. Hvis du vil, kan du sætte din digitale signatur under det, men i elektronisk korrespondance anses dette ikke for at være nødvendigt.
Den bedste start på en god ansøgning er en professionelt designet skabelon, hvor al formatering allerede er gjort for dig. Gennemse eksemplerne på ansøgningsskabeloner på Cv.dk, vælg den skabelon, du bedst kan lide, og indtast dine egne oplysninger.
