Alle sekretærer forstår, at det er vigtigt at gøre tingene i den rigtige rækkefølge. Hvis ét trin bliver udeladt, falder det hele fra hinanden. Det samme gælder formatet til en ansøgning om et job som sekretær.
Med din ansøgning til stillingen som sekretær fuldstændiggør du dit CV og skaber mulighed for at gå mere i detaljer med dine færdigheder. En velskreven ansøgning sender dig flere felter frem på skakbrættet og giver dig de bedste chancer for succes!
Så hvordan får du sammensat den perfekte ansøgning?
12. oktober 2020
Kære fr. Lauridsen
Jeg forstår, at De søger en sekretær, der kan hjælpe med at digitalisere, hvordan De organiserer Deres arbejde og kommunikerer med Deres kollegaer. Takket være mit tidligere arbejde som sekretær hos to teknologivirksomheder har jeg det bedst mulige grundlag for at hjælpe Dem.
Jeg er dygtig til at organisere og har effektive færdigheder i digital håndtering, og sammen med min tidligere chef valgte jeg en strategi for anvendelse af mobile enheder, hvor jeg benyttede apps, der gav os mulighed for at holde os informeret og opdateret, mens vi var på farten. Jeg behøver ikke at sidde på samme kontor for at være lige ved deres side.
Som forkæmper for den digitale transformation af min virksomheds aktiviteter reducerede jeg papirarbejdet med 95 % og forbedrede effektiviteten af både revisionsresultater og virksomhedsanalyseprojekter med en årlig omkostningsbesparelse på 160.000 - 190.000 kroner.
Jeg er vant til at styre en travl kalender, hvor jeg koordinerer mellem 25-30 møder og frokoster hver uge med i alt 40-90 deltagere. Det er vigtigt at forklare, hvorfor der er brug for en person ved et møde - at sprede et budskab om et fælles formål spiller en afgørende rolle i mit arbejde.
Da jobbet indebærer et betydeligt ansvar for projektstyring, skulle min erfaring med projektstyring af over 30 events og konferencer gerne vise sig nyttig. Jeg bruger mit initiativ til at overvinde problemer og kommunikere med andre for, hvor det er muligt, selvstændigt at finde løsninger på eventuelle problemer. Jeg kommer ikke rendende til min chef for at bede om hjælp, medmindre jeg virkelig har brug for det.
Stress i det moderne forretningsliv betyder, at en sekretær skal kunne tilbyde psykologisk støtte til sin chef såvel som operationel støtte. Jeg ser min rolle som en emotionel hepper samt et pålideligt par hænder. Jeg er betænksom, tålmodig og dreven.
Personlig kontakt er yderst vigtigt. Derfor vil jeg sætte pris på at få mulighed for i en jobsamtale at finde ud af om der er et klik mellem mig og Deres virksomhed.
Med venlig hilsen,
Kirsten Lund
Sektioner i en sekretær ansøgning
At skrive en ansøgning som sekretær er som at fortælle din professionelle historie, som trin for trin fører frem til konklusionen: at du er den ideelle kandidat til jobbet.
Husk, at hvert afsnit i din ansøgning er en integreret del af en sammenhængende fortælling om din professionelle rejse, og hvert kort skal spilles i den rigtige rækkefølge:
- Overskrift/header. En præcis oplistning af dine kontaktoplysninger og datoen giver en pæn og overskuelig start på din ansøgning.
- Hilsen. Skriv direkte til recruiteren eller den ansvarlige for ansættelsen – og gerne ved navns nævnelse. Det skaber en mere personlig forbindelse og viser, at du har lavet din research.
- Introduktion. Det gælder om at fange læserens opmærksomhed lige fra starten. Det gør du bedst ved at introducere dig selv og dele din begejstring for arbejdet som sekretær.
- Brødtekst. Tænk på dette som hjertet i din historie. Dyk ned i dine relevante erfaringer, færdigheder og resultater. Vis, hvordan de flugter med administrationens behov og værdier, og tilføj kulør og krydderier til din professionelle fortælling.
- Afslutning. Bind en hale på din historie ved at sammenfatte dine kvalifikationer og gentage din interesse for stillingen. Glem ikke en opfordring til handling.
- Underskrift. Afslut med en professionel afsked, inklusive dit navn.
Sigt efter en kortfattet ansøgning på én side, der ikke kun lister dine færdigheder, men også væver dem ind i en fængslende historie, der stemmer overens med arbejdspladsens kultur og værdisæt.
Det handler om at skabe en forbindelse, der går ud over blot kvalifikationer, og rammer lige ind i kernen af, hvad der gør dig og denne specifikke arbejdsplads til et perfekt match.
Har du brug for mere inspiration? Se vores andre relaterede eksempler på ansøgninger:
For mere generel information og detaljer, der dækker de forskellige afsnit, se vores artikel om, hvordan man skriver en ansøgning.
Efter at have lavet din header og henvendt dig til ansættelseschefen, er du klar til at imponere dem med din introduktion.
Introduktion til en sekretær ansøgning
Førstehåndsindtrykket er som altid afgørende, og du skal starte din introduktion med at besvare det centrale spørgsmål: “Hvorfor skulle jeg ansætte dig?” Læg hårdt ud ved at fremhæve en fremtrædende præstation, der underbygger din ansøgning om stillingen som sekretær.
Tænk på dette som åbningsakten, der sætter scenen for din historie. Måske er det et nyt dokumenthåndteringssystem, som du har implementeret, eller et populært månedligt nyhedsbrev til over 500 modtagere, som du har udarbejdet og distribueret.
Kære Peter Herman.
Som en erfaren sekretær med stærke organisatoriske evner, har jeg tidligere reduceret afdelingens administrative omkostninger med 15 % ved at implementere et nyt digitalt arkiveringssystem. Jeg er motiveret for at bringe samme effektivitet og struktur til jeres team.
Hej, mit navn er Ulla, og jeg er interesseret i stillingen som sekretær i jeres virksomhed.
Min erfaring omfatter mere end fire år på erhvervsskolen, hvilket jeg føler gør mig til en god kandidat til rollen.
I stedet for en helt almindelig introduktion skal du vælge et levende eksempel, der illustrerer dine færdigheder i aktion. Med brug af konkrete, numeriske data (f. eks. reduktion af den ugentlige rapporteringstid med 40 timer ved indførelse af automatiserede rapporteringsprocesser i Excel) tilføjer du troværdighed og understreger den reelle virkning af dine bidrag.
Med denne tilgang oplister du ikke blot dine kvalifikationer, men viser dem på en måde, der passer perfekt til arbejdsgiverens behov. Du giver ansættelseschefen en vigtig grund til at blive ved med at læse – du er ikke bare en kandidat, men en historie, de ønsker at se udfoldet.
12. oktober 2020
Kære fr. Lauridsen
Jeg forstår, at De søger en sekretær, der kan hjælpe med at digitalisere, hvordan De organiserer Deres arbejde og kommunikerer med Deres kollegaer. Takket være mit tidligere arbejde som sekretær hos to teknologivirksomheder har jeg det bedst mulige grundlag for at hjælpe Dem.
Brødtekst til sekretær ansøgning
I denne centrale del af din ansøgning skal du følge en klar skabelon:
- Fremhæv dine færdigheder og erfaringer
- Vis, hvorfor du er det perfekte match til arbejdspladsens kultur. Dette er vigtigt, uanset om du søger stillingen som sekretær eller kontorchef.
- Afslut med en slagkraftig konklusion: Lad din afslutning sætte en ekstra tyk streg under dine kvalifikationer.
- Slut med en opfordring til handling: Rund af med en overbevisende opfordring til handling, der gør ansættelseschefen ivrig efter at kontakte dig.
Første afsnit i brødteksten: Din egnethed til rollen (færdigheder & erfaring)
For straks at skabe opmærksomhed og fange læseren, kan du fx lægge dramatisk ud med at fremhæve de centrale færdigheder og erfaringer, der gør dig perfekt til jobbet. Det er ligesom at sætte scenen for din professionelle fortælling.
Sådan kan du væve dine kvalifikationer ind i en fængslende fortælling:
- Fremhæv din uddannelse: Start med at fortælle, hvordan din uddannelse har skærpet dine essentielle kompetencer som sekretær. Det er ikke bare en grad/titel.
- Understreg dine færdigheder inden for sekretærjobbet: Fortæl levende om dine erfaringer med at arbejde med intern og ekstern kommunikation. Del historier, der understreger din formidlingsmæssige kunnen samt fremragende evner og færdigheder.
- Teknologi og trends: Hvis det passer ind, kan du dykke ned i din forståelse af nuværende og fremspirende teknologier. Måske er du en haj til at udarbejde Excel-ark eller optimere kundearkiver. Disse detaljer viser, at du ikke blot holder trit med tiden - du er foran den.
- Fleksibilitet og multitasking: Fortæl om situationer, hvor du jonglerede med flere opgaver på samme tid i en travl administration. Som en dirigent for et velorkestreret symfoniorkester.
- Koordinering og planlægning: Beskriv din erfaring med at koordinere opgaver og bemanding på afdelingen samt tilsvarende administrative opgaver for at sikre effektivitet og et smidigt forløb.
- Informationshåndtering: Nævn din erfaring med at håndtere og organisere information til såvel kolleger som kunder.
"Undersøg de ansættelsesansvarlige ved at tjekke deres LinkedIn-profil eller bio på virksomhedens hjemmeside. Dette kan afdække fælles interesser eller professionelle tilpasninger, som du subtilt kan referere til for at gøre din ansøgning mere personlig og virkningsfuld. Samtidig kan denne viden måske bidrage til at lette andre områder af rekrutteringsprocessen."
Andet (og eventuelt følgende) afsnit i brødteksten: Overensstemmelse med organisationen
Det er afgørende at skræddersy din ansøgning til virksomhedens kultur og mission. Foretag en grundig research om filosofien på den arbejdsplads, hvor du søger job.
Find ud af, hvad der særligt tiltaler dig i deres kultur, og vis hvordan dine værdier og erfaringer flugter med disse aspekter. Demonstrér, at du ikke blot er egnet til rollen, men også til virksomhedens etos.
I dette eksempel med FUMAC kan følgende punkter fra deres værdisæt og mission være relevante at inkorporere i din ansøgning:
- Kompetence
- Gensidig respekt
- Kvalitet
- Skabe funktionel værdi for kunderne
Indsæt specifikke detaljer fra arbejdspladsens værdisæt i din ansøgning, og hvis du har en personlig historie, der knytter sig til stedet, så medtag den også. Dette viser oprigtig interesse og en dyb overensstemmelse med deres værdier.
"For nylig besøgte jeg FUMAC som erhvervskunde for at finde møbelløsninger til vores nye kontor. Fra det øjeblik jeg ankom, blev jeg mødt af et team, der udstrålede kompetence ved at demonstrere dyb viden om deres produkter og hvordan de kunne tilpasses vores behov. Deres tilgang var præget af gensidig respekt, idet de lyttede opmærksomt til vores ønsker og bekymringer. Jeg blev imponeret over den høje kvalitet af deres møbler, som ikke kun var æstetisk tiltalende, men også holdbare og ergonomisk designet."
Opfordring til handling & konklusion: Afslut stærkt
Opsummér din ansøgning ved at gentage dine nøglepunkter og din entusiasme for at varetage stillingen som sekretær.
Inkludér en indbydende opfordring til handling til ansættelseschefen for at åbne op for en samtale om, hvordan dine færdigheder og passion kan understøtte virksomhedens mål.
Glem ikke at udtrykke din taknemmelighed over for recruiteren for at overveje din ansøgning. Dette viser ikke kun gode manerer, men bekræfter også din store interesse for rollen.
Afslut dette afsnit med en klar og selvsikker invitation til yderligere engagement i ansøgningsprocessen.
"Jeg er ivrig efter at drøfte yderligere, hvordan min baggrund som sekretær kan bidrage til jeres mission om at skabe en fagligt stærk, ansvarsbevidst og inkluderende arbejdsplads. Tak fordi du overvejede min ansøgning. Jeg er klar og ser frem til at komme videre med de efterfølgende faser af ansøgningsprocessen.”
Afslut med at skrive under med dit navn. Dette er ikke kun en formalitet; det er dit sidste touch, der efterlader et professionelt og mindeværdigt indtryk.
Sådan skriver du en ansøgning som sekretær uden erfaring
Når du skriver en ansøgning til et job som sekretær uden direkte erfaring, uanset om du er professionel inden for et andet felt eller studerende/nyuddannet med begrænset arbejdserfaring, skal du fokusere på overførbare færdigheder og udtrykke din entusiasme for arbejdet som sekretær.
Overvej følgende punkter:
- Fremhæv overførbare færdigheder: Vis, hvordan dine færdigheder fra andre stillinger er relevante for en sekretærstilling.
- Vis dine organisatoriske evner: Hvis du har erfaring med at organisere events eller lede projekter, så nævn det for at illustrere din evne til at organisere arbejdsgiverens ressourcer og programmer.
- Understreg din teknologiske kompetence: Fremhæv dine tekniske færdigheder, uanset om det gælder AI, SoMe eller databaser.
- Nævn relevant frivilligt arbejde: Medtag eventuelt frivilligt arbejde, du har udført ved arrangementer, skoler eller i fritidscentre for at fremhæve dit engagement i lokalsamfundet.
- Gør opmærksom på kendskab til relevante værktøjer: Nævn relevante værktøjer, som du kan implementere for at forbedre effektiviteten på arbejdspladsen.
Disse punkter hjælper dig med at udligne manglen på direkte erfaring i din ansøgning og illustrerer dit potentiale som sekretær, hvilket giver dig den bedste chance for at få jobbet.
Tag højde for ATS
Applicant Tracking System (ATS) er en elektronisk metode til filtrering af ansøgninger.
Ligesom mange jobansøgninger administreres digitalt, er det også de metoder, som ansættelsesledere bruger til at kortlægge ansøgere.
ATS-algoritmen sorterer i kandidaternes ansøgninger ved at scanne for specifikke søgeord.
Gennemgå jobopslag for stillingen som sekretær og find ord, der ofte bruges eller virker betydningsfulde. Hvis de er relevante for dig, skal du sørge for at inkorporere dem naturligt i din ansøgning.
Eksempel:
- "ASE-certificeringer"
- "Diagnostiske færdigheder"
- "Kundeservice"
Nøgle takeaways
En velskrevet ansøgning for en sekretær fremhæver dine relevante færdigheder, erfaringer og passion for feltet.
I hver del, fra introduktionen til afslutningen, skal du fremvise dine unikke styrker og din dedikation som sekretær. Mangler du direkte erfaring? Fokusér på dine overførbare færdigheder og iver efter at lære.
Prøv vores ansøgningsværktøj som genvej til at sammensætte en flot og professionel administrativ medarbejderansøgning, der styrker din jobsøgning og dine jobmuligheder!
