Sådan opbygges en ansøgning om en stilling som kontorassistent
Sidehovedet
Når du er kontorassistent, forstår du, at visse ting simpelthen skal gøres rigtigt og så glemmes. Du får hverken ris eller ros, og du tror måske ikke engang, at det er blevet bemærket, at det var dig der udførte dem, men hvis du laver fejl, kan det medføre reelle problemer.
Sidehovedet i ansøgningen er et lignende tilfælde. Du skal oplyse dit navn, din e-mailadresse og dit telefonnummer og nogle gange din adresse (selvom dette er langt mindre almindeligt nu om stunder). ATS-softwaren skal finde oplysninger i topteksten, og du ønsker helt sikkert ikke, at ansættelseschefen skal gennemsøge de sociale medier eller sende dig en yderligere e-mail for at spørge om, hvordan de kan kontakte dig.
Hilsen
Hilsenen øverst i ansøgningen følger meget af samme logik som ovenfor. Hvis du anslår den rette tone i ansøgningen ved at adressere den korrekt, vil den ikke overdrevent blive bemærket eller værdsat, men hvis det kikser, kan det subtilt påvirke opfattelsen af, hvad der kommer bagefter. Vurdér tonen i den korrespondance, du hidtil har modtaget. Måske har den interne recruiter skrevet “Kære” frem for “Hej” foran dit navn? Måske de har henvendt sig til dig med dit efternavn. Måske har du derimod allerede stiftet bekendtskab med ansættelseschefen for et stykke tid siden på de sociale medier, og det da ville virke underligt at hilse på ham/hende med hans/hendes efternavn.
Kære hr. Pelsberg,
Indledning
Indledningen på din ansøgning bør være en sætning eller to, der uden omsvøb kommer til kernen i din ansøgning og fortæller læseren noget, som ingen anden ansøger kan sige. Som nævnt ovenfor, skal du understrege, at du er udadvendt, fleksibel og har affinitet til mennesker. Og måske er det værd at nævne al den erhvervserfaring, som efter din opfattelse er særligt relevant for stillingen. Indledningen skal få læseren til at sidde opret på stolen, “spidse ører” og indse, at du måske er netop den rette person, de søger til stillingen.
At arbejde som kontorassistent for en musikfestivalorganisator er den perfekte stilling til en rolig og beskeden musikentusiast som mig. Når der er galskab overalt, er folk nødt til at finde deres orkanens øje, når de kommer til jer med en anmodning. Når de har bedt mig om at gøre noget, ved de, at der er én ting mindre, som de behøver at bekymre sig om.
Hovedtekst
I hovedteksten får du mulighed for at fortælle nogle historier om din karriere, som sammenfatter hovedbudskaberne af det, du vil formidle. Brug et par adjektiver til at beskrive, hvordan du klarede dine arbejdsopgaver, sørg for at nævne din virkning på andre omkring dig, og sørg for, at alt det, du beskriver, er relevant for stillingsbeskrivelsen. Dette aspekt må ikke undervurderes. Arbejdsgivere ved, at ansøgere lægger megen vægt på indholdet af deres ansøgninger, så hvis du taler om ting, der ikke helt er i overensstemmelse med oplysningerne om den ledige stilling, kan ansættelseschefen antage, at du ikke har den nødvendige erfaring og fortsætter med en anden ansøger.
Mine tidligere stillinger som produktionsassistent for musikarrangementer og kontorassistent i et udstillingsfirma krævede, at jeg fokuserede på at overgå behovene hos partnere og kolleger i et arbejdsmiljø, hvor ingen havde tid nok til at gøre andet end at komme op for at trække lidt frisk luft med jævne mellemrum.
Jeg har arbejdet sammen med musikinstruktører, eventarrangører, stjerner og deres konsorter. At kommunikere klart under pres er min styrke. Det er min standard at få tingene gjort effektivt.
Hovedfokus i mine tidligere stillinger er en central overvejelse vedrørende stillingen hos Musikfokus – jeg blev dygtig til at koordinere logistikken for alle involverede parter. Hvad enten det var at sikre et passende serviceniveau på de rigtige hoteller eller forhandle en god en aftale med en transportudbyder, så sikrede jeg et passende komfortniveau til en acceptabel pris.
Følgende erhvervserfaringer vil sikre, at jeg er den rette person til at bidrage til succes hos Musikfokus:
- Forhandlede nye indkvarteringsmuligheder og transport-arrangementer, hvilket besparede over 550.000 kroner.
- Havde kontakter til over 2.200 personer, mens der blev organiseret over 40 musikevents på årsbasis.
- Skabte en activity tracker til en arbejdsgiver i udstillingsbranchen og øgede produktiviteten med over 15 %.
Afslutning og underskrift
Hvad ville du sige til nogen, hvis du ønsker, at de skal huske dig? Hvilken altoverskyggende tanke ønsker du, nogen har, når du kommer til jobsamtale hos din potentielle arbejdsgiver? Disse overvejelser bør være det vigtigste at være opmærksom på, når du formulerer afslutningen på din ansøgning. Hvordan afslutter du med en flot gestus?
Formålet med ansøgningens afslutning: Afslutte i en positiv tone, og vise, at du er parat til at tage det næste skridt. Medtag en opfordring til handling for at skabe grundlag for yderligere drøftelse.
Det vigtigste for mig er at gøre arbejdslivet lettere for mine direkte kolleger og jeg har over 50 personlige referencer til at vise min indflydelse på andre mennesker. Jeg er vild med musik og har været på mange af jeres festivaler. Derfor er jeg rigtig godt klar over, hvad planlægning og organisering indebærer. Jeg vil meget gerne blive inviteret til en jobsamtale for at uddybe, hvilken rolle jeg eventuelt kunne udfylde i jeres virksomhed.
Med venlig hilsen,
Per Kjær
