Hvorfor er færdigheder i tidsstyring vigtige?
“Hvorfor er tidsstyring vigtig? Nogle ting får jeg helt sikkert gjort, mens andre ting skal vente, hvis jeg ikke har tid. De kan ikke forvente, at jeg får alting fra hånden, hvis de giver mig så meget, som jeg skal få ordnet.”
Du får måske ikke altid alting fra hånden, men du har mulighed for at få gjort så meget som muligt. Tid er en af de ressourcer, som altid kan bruges lidt mere effektivt, efterhånden som vi har samlet mere erfaring og teknologien kommer til at hjælpe os med sine tryllekunster.
7 Adfærdsmæssige tidsstyringsteknikker og hvordan man bruger dem
Små beslutninger og praksis kan gøre hele forskellen, når det drejer sig om effektiv tidsstyring. Selvom det kan tage nogle få uger med mental indsats at skabe disse nye adfærdsmønstre og vaner, vil du profitere af dem i dine resterende arbejdsdage.
1. Afstem dit fokus med dine fremtidige gøremål
Når du har en klar idé om, hvilken retning dit liv skal udvikle sig i, er det ikke vanskeligt at finde et fokus til tidsstyringsopgaver, som vil være praktisk i denne udvikling.
2. Sig oftere “nej” end du gerne vil
Hvis du oftere siger “nej” til andre, begynder dine grænser at vise sig. Så længe disse grænser ikke unødigt forhindrer dig i at udføre dit eller andres arbejde, skaber du plads og frihed til dig selv. Hvis du derimod siger “ja” til alle, mangedobles kravet på din tid fra alle sider.
3. Minimér distraktioner som en zen-mester
Distraktioner kan stikke en kæp i hjulet for din tidsstyring på to måder: for det første stjæler de din opmærksomhed fra den nuværende opgave, som du er i gang med, men derefter har du også brug for noget tid til igen at fokusere på din opgave (og sandsynligvis kommer du til at miste dit tidligere flow undervejs).
4. Vær ansvarlig over for dig selv (og kun over for dig selv)
Nøglen til tidsstyring er at prioritere dine egne behov først. Fra det øjeblik, at du begynder at tænke på andre, bliver det kompliceret, fordi du simpelt hen ikke kan forstå deres prioriteter så godt som dine egne.
5. Håndter stress på en måde, du kan klare
Hver gang du læser råd om mental sundhed, skal du overveje det ud fra din egen situation. Råd om stresshåndtering, som fungerer for en bestemt person, er muligvis ikke egnet til en anden. Stress kan modarbejde din tidsstyring, men tingene kan blive værre, hvis du tager dig uforholdsmæssigt meget tid til at se på dine bekymringer.
6. Vær selvbevidst nok til at vide, hvornår du skal ændre dig
Det er godt at være velorganiseret og rutineret i tidsstyring, men forholdene kan ændre sig, og du skal kunne indse, når tingene ikke længere fungerer godt. Hvis du opdager, at du har det svært, skal du spørge dig selv hvorfor.
7. Vær fleksibel, når der er et bedre alternativ
Selvom meget tidsstyring afhænger af at udvikle en rutine og holde sig til den, er nøglen til vedvarende succes at være fleksibel nok til at finjustere nogle af rutinens elementer, som ikke længere gør en forskel.
7 færdigheder i organisatorisk tidsstyring med eksempler til dit cv
Ovennævnte færdigheder i tidsstyring har i høj grad at gøre med adfærd og derfor er de ikke lette at måle. Men der findes helt sikkert organisationsmæssige færdigheder i tidsstyring, som derfor er lettere at kvantificere.
1. Sørg for, at dine prioriteter fungerer for dig og dine kollegaer
At bruge din energi og hjernekraft på de vigtigste opgaver er et kendetegn for de mest succesfulde mennesker. Se kritisk på, hvordan du bruger din tid, og find ud af, hvilke aktiviteter der bidrager til at du når dine mål. Reducér derefter alle de andre ting, der ikke gør en forskel. Oprethold dit fokus ved at gøre det, der har højeste prioritet.
2. Uddelegér opgaver, der kan bidrage til andres udvikling
Det er let at uddelegere opgaver til alle personer omring dig, men hvis du overvejer, hvem der ikke kan udføre en opgave, men som ville have gavn af at udføre den, kan du eventuelt nå et mere modtageligt publikum. Alle vil gerne udvikle sig, og hvis du uddelegerer opgaver, der kan hjælpe dem på vej, kan tingene blive gjort.
3. Planlæg og mål din tid realistisk
Hvordan du planlægger din tidsstyring og måler, hvor effektivt du bruger din tid på arbejdet, er afgørende for, om du er effektiv på arbejdet. Det er utvivlsomt nyttigt at have den rigtige holdning, men hvis din plan er mangelfuld, kan du ikke få tingene fra hånden med alene den rigtige holdning. Hvis det tager for lang tid at få tingene gjort, skal du enten gå på kompromis med kvaliteten eller uddelegere opgaver.
4. Optimér arbejdsgangene i dit team
Det er ikke nemt at finde ud af, hvordan dit team samarbejder, og sikre, at de individuelle måder at gøre tingene på kan kombineres med hinanden. Når forskellige tilgange til tidsstyring blandes sammen i et team, kan det tage lidt tid at få udjævnet problemerne, men det er umagen værd. Et team, der arbejder i én retning i samme tempo, er et team, der får tingene gjort. Dette er især vigtigt for projektledere.
5. Kommunikér rigtigt og på det rette tidspunkt
Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner bidrager til at gøre rede for dine tidsplaner og forventninger over for andre. Hvis du har brug for deres hjælp, ved de, hvor langt du er nået. Hvis nogen forhindrer dig i at få noget gjort, skal du sørge for høfligt og i tide at gøre dem opmærksom på det, så blokaden kan ryddes af vejen.
6. Planlæg lignende opgaver sammen i små bidder
At opdele din tid i grupper af lignende aktiviteter er en god måde at være fokuseret på og undgå, at du hele tiden skal tage dig af forskellige ting. Hvis du skal udarbejde præstationsvurderinger for en bestemt måned, kan du afsætte en formiddag eller en hel dag til det. Der er intet værre end at spilde ti minutter eller et kvarter mellem opgaverne, fordi det tager så lang tid at skulle sætte sig ind i noget nyt.
7. Undgå altid multitasking, hvis det er muligt
Det kan give dig en god fornemmelse at gøre flere ting på samme tid, men gør du dem virkeligt efter bedste evne? Hvis du er nødt til at gøre noget om, fordi du ikke har givet den pågældende sag din fulde opmærksomhed, så tager det bare længere tid i sidste ende. Vent til du har afsluttet en opgave, før du starter på en anden. Så du vil blive forbavset over, hvor meget du kan få fra hånden.
